Tietosuojaseloste
27.4.2021 / päivitetty 22.1.2024
Apteekki
Nimi Helsingin V Kruununhaan apteekki
Katuosoite Liisankatu 21
Postitoimipaikka 00170 HELSINKI
Sähköposti kruununhaan.apteekki@apteekit.net
Y-tunnus 2925876-9REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ
Nimi Tiina Päiväniemi
Tehtävä apteekkari
Puhelin 020 730 9660TIETOSUOJAVASTAAVA
Nimi Tiina Päiväniemi Puhelin 020 730 9660REKISTERIN NIMI
Asiakasrekisteri ja tiliasiakasrekisteri.
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE
Asiakasrekisteriä käytetään kulloinkin voimassaolevan tietosuojalainsäädännön ja muun lainsäädännön
mukaisesti. Henkilötietojen käsittely perustuu tietosuojalainsäädännön ohella apteekkitoimintaa
koskevaan yksityiskohtaiseen lainsäädäntöön.
Asiakkaat on ryhmitelty asiakasrekisterissä apteekin ja asiakkaan välisen sopimuksen ja apteekin
tarjoamien palveluiden mukaisesti.
1. Apteekkiasiakkaat (kaikki reseptiasiakkaat)
Reseptiostokset pitää lain mukaan rekisteröidä , joten kaikki apteekin reseptiasiakkaat kuuluvat
tähän asiakasryhmään. Käsittely perustuu voimassa olevaan lainsäädäntöön (toimitettujen reseptien
arkistointi) tai sopimukseen (Kela-korvauskäsittely), jolloin käsittelyn oikeusperuste on
rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite.
2. Avainapteekit -kanta-asiakasjärjestelmään kuuluvat asiakkaat
Tietojenkäsittely perustuu Avainasiakkaat-asiakassuostumuksella asiakkaan antamiin
tietoihin, jotka tallennetaan apteekin asiakasrekisteriin. Annettuja tietoja käytetään
Avainasiakassuhteen hoitamiseen liittyviin tarkoituksiin. Mikäli olet liittynyt Avainasiakkaaksemme tai haluat liittyä, käsittelemme lisäksi suostumukseesi perustuen seuraavia tietoja:
• rekisteröidyn henkilö- ja yhteystiedot: nimi, henkilötunnus asiakkaan tunnistamiseen
liittyen, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoitetiedot
• mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset
• asiakkuutta koskevat ja sopimuksia koskevat tiedot kuten kanta-asiakkuussuhteeseen
liittyvä asiointi- ja ostokertymätiedot
• mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot kuten tiedot allergioista tai lääkkeiden toimituksiin liittyvät toiveet
Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai
palvelua.
3. Apteekkiasiakkaat, jotka ovat valtuuttaneet puolesta-asioijan (Reseptipalvelun suostumus)
Tietojen käsittely perustuu voimassaolevaan reseptipalvelusuostumukseen apteekin ja asiakkaan
välillä. Tietoja käytetään reseptinkäsittelyssä sekä erilaisten asiakasryhmien ylläpidossa ja
hallinnassa.
4. Apteekkiasiakkaat, jotka ovat valtuuttaneet hoitoyksikön hoitamaan apteekkiasioitaan (Reseptipalvelun suostumus)
Tietojen käsittely perustuu reseptipalvelusuostumukseen asiakkaan, hoitoyksikön ja apteekin välillä.
Tietoja käytetään reseptinkäsittelyssä sekä erilaisten asiakasryhmien ylläpidossa ja hallinnassa.
Koneellisen annosjakeluasiakkaan tietojen käsittely perustuu lisäksi apteekin ja asiakkaan väliseen
annosjakelusopimukseen. Koneellisessa annosjakelussa tietoja käytetään reseptinkäsittelyn ja
asiakashallinnan lisäksi annosjakelutilausten tekemisessä Pharmac Finland Oylle.
5. Apteekkiasiakkaat, jotka ovat valtuuttaneet Kruununhaan apteekin hoitamaan apteekkiasioitaan (Reseptipalvelun suostumus)
Tietojen käsittely perustuu reseptipalvelusuostumukseen apteekin ja asiakkaan välillä. Tietoja
käytetään reseptinkäsittelyssä sekä erilaisten asiakasryhmien ylläpidossa ja hallinnassa. Koneellisen
annosjakeluasiakkaan tietojen käsittely perustuu lisäksi apteekin ja asiakkaan väliseen
annosjakelusopimukseen. Koneellisessa annosjakelussa tietoja käytetään reseptinkäsittelyn ja
asiakashallinnan lisäksi annosjakelutilausten tekemisessä Pharmac Finland Oylle.
6. Tiliasiakkaat
Tietojen käsittely perustuu tiliasiakassopimukseen apteekin ja tiliasiakkaan välillä. Lääkkeiden ja
muiden apteekkituotteiden ostaminen laskulle edellyttää tiliasiakkuutta.
REKISTERIIN TALLETETUT TIEDOT
Reseptiasiakkaat:
Rekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä seuraavia tietoja:
Etunimi, sukunimi
Henkilötunnus
Kaikki resepteistä tallennettavat tiedot
Osto- ja maksutapahtumat
Sitoumustiedot, työpaikkakassatieto
Kela-korvaustiedot, Kelan maksuosuus
Procuroon voidaan lisätä asiakkuudenhallintaan liittyviä tietoja
Reseptisuostumusasiakkaat:
Rekisterissä voidaan käsitellä e-reseptisuostumuksen antaneista asiakkaista yllä lueteltujen lisäksi
seuraavia tietoja:
Asiakkaan yhteystiedot (osoite, puhelinnumero)
Asiakkaan asiakaspalvelun, lääkityksen ja terveydentilan kannalta
olennaisetlisätiedot esim. sairaudet, lääkkeen vaihtokielto tms.
Asiakkaan nimeämän puolesta-asioijan tai muun valtuutetun nimi ja yksilöintitieto
(sotu / hoitoyksikön tunnistetieto)
Asiakasryhmän nimi, johon asiakas on määritelty hoitoyksikön mukaan
E-reseptisuostumuksen antopäivämäärä ja viimeinen voimassaolopäivämäärä
Tiliasiakkaat:
Rekisterissä voidaan käsitellä laskutussopimuksen tehneistä asiakkaista edellä lueteltujen lisäksi
suoramaksu /e-lasku-tiedot
Edunvalvojan tiedot
Laskutusosoite (jos eri kuin postiosoite)
Laskun viitteet ja laskutukseen liittyvät lisätiedot
e-lasku/Suoramaksusanoma (pankista apteekkiin) sisältää seuraavat tiedot:
Nimi (etunimi ja sukunimi)
Henkilötunnus (asiakkaan tunnistus)
virtuaalinen IBAN-tilinumero
Annosjakeluasiakkaat:
Rekisterissä voidaan käsitellä annosjakelu-asiakkuuden solmineista asiakkaista kohdassa edellä
lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja:
Annosjaeltavat lääkevalmisteet annosteluajankohtineen
Muu annosjakeluasiakkaan lääkitys
Annosjakeluun liittyvä mahdollinen lisäinformaatio, esim. lääkityksen
tarkastuksen ja mahdollisten poikkeamien dokumentointi apteekissa
TIETOJEN SÄILYTTÄMINEN
Henkilötietojen säilytysaika
1. Apteekkiasiakkaat
Apteekkiasiakkaiden tiedot poistuvat aktiivirekisteristä 25 kuukauden jälkeen, jos asiakas ei ole
asioinut tuona aikana apteekissa. Reseptitietoja säilytetään arkistoituna rekisterissä lain velvoittaman
säilytysajan.
2. Reseptisuostumusasiakkaat
Asiakkaan tietoja säilytetään apteekin asiakasrekisterissä e-reseptisuostumuksen voimassaoloajan.
Reseptitietoja säilytetään lisäksi arkistoituna rekisterissä lain velvoittaman ajan, vaikka erseptisuostumus irtisanottaisiin.
Asiakkaan annosjakeluun liittyvät tiedot säilytetään apteekin asiakasrekisterissä
annosjakelusopimuksen ja e-reseptisuostumuksen voimassaoloajan. Annosjakelutilaukset ja
annosjakeludokumentaatio säilytetään 13 kuukautta viimeisestä asioinnista. Reseptiostoja ja
reseptipalvelusuostumuksia säilytetään lisäksi arkistoituna rekisterissä lain velvoittaman ajan, vaikka
annosjakelusopimus irtisanottaisiin.
3. Tiliasiakkaat
Asiakkaan tiliasiakkuuteen liittyviä tietoja säilytetään apteekin tiliasiakasrekisterissä
tiliasiakassopimuksen voiassaoloajan sekä siihen saakka, kunnes asiakas on hoitanut kaikki
maksusuoritukset apteekkiin. Reseptitietoja säilytetään lisäksi arkistoituna rekisterissä lain
velvoittaman ajan, vaikka tiliasiakkuus päättyisi.
LIITYNNÄT MUIHIN JÄRJESTELMIIN
1. Apteekkiasiakkaat
Valtakunnallinen reseptikeskus
o Kaikki reseptitiedot toimitetuista ja sähköistetyistä resepteistä
o Kansallinen Terveysarkisto toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä
Kelan palvelut:
o Kelan reaaliaikainen korvauskysely (asiakkaan Kela-korvaustietojen haku)
o Kelan reaaliaikainen tilityspalvelu (asiakkaan korvattujen lääkeostojen raportointi Kelaan)
o Sairausvakuutuslain mukaisten etuuksien maksua varten
o Kela toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä
Työpaikkakassat (Työpaikkalaskutuksen piirissä olevien asiakkaiden ostojen raportointi)
o Sairausvakuutuslain mukaisten etuuksien ja mahdollisten lisäetuuksien korvauskäsittely
Vakuutusyhtiöt (Vakuutusyhtiöiden korvaavien ostojen raportointi vakuutusyhtiölle)
o Riippuen asiakkaan vakuutussopimuksesta voidaan vakuutusyhtiön korvaavat ostot
raportoida suoraan apteekista vakuutusyhtiöön.
Apteekkisopimusjärjestelmä
o Vieroitushoitosopimuksen piiriin kuulumisen tarkastaminen, jos reseptiostoissa on PKVlääkkeitä (pääasiassa keskushermostoon vaikuttavia lääkkeitä) ja/tai huumeita.
o Suomen apteekkariliiton ylläpitämä tietojenvälityspalvelu, jossa apteekkariliitto toimii
tietojen käsittelijänä.
o Tiedot sopimuksista saadaan palveluun asiakkaan hoitavalta lääkäriltä
2. E-reseptisuostumusasiakkaat
Apteekin turvasähköposti, jonka avulla lähetetään apteekista asiakkaalle tai asiakkaalta
apteekkiin asiakkaan
esim. skannattuja lääkelistoja tms. asiakkaan henkilötietoja sisältävää materiaalia
3. Tiliasiakkaat
Ropo Capital Oy on apteekin yhteistyökumppani laskutuksen hoidossa käsittäen eLasku- ja
suoramaksusopimustilauksiin liittyvän sähköisen sanomaliikenteen, laskuaineiston
lähettämisen, reskontran hoidon ja saatavien hallinnan
apteekki lähettää laskut joko sähköisesti tai paperisena asiakkaan määrittelemän laskutustavan
mukaisesti
4. Annosjakeluasiakkaat
Koneellisen annosjakelun tekee Pharmac Finland Oy. Pharmac toimii apteekin tarjoamassa
annosjakelupalvelussa käsittelijänä eikä heille muodostu omaa henkilörekisteriä
Annosjakeluyksikköön välitettävät henkilö/lääkitystiedot:
o Henkilötunnus
o Sukunimi ja etunimi
o Hoitokodin/asiakasryhmän nimi, johon asiakas on määritelty
o Annosjaeltavat lääkevalmisteet annosteluajankohtineen
o Annosjakeluvalmisteiden kirjallinen annostusohje sekä indikaatio siinä muodossa kuin ne
on valmisteen reseptille kirjattu
o Mikäli tilaukselle tuleva valmiste on eri valmiste, esim. geneerisen vaihdon seurauksena,
kuin reseptillä määrätty, välitetään myös alkuperäisen reseptillä määrätyn valmisteen
tiedot.
o Annosjakeluun liittyvä mahdollinen lisäinformaatio
5. Kassa-asiakkaat
Asiakkaan maksukortin tiedot välitetään ja siirretään Nets Finland Oy:n
maksupäätteillä ja maksuratkaisun välityksellä.
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Apteekkiasiakkaiden tiedot saadaan reseptilääkkeiden osto- ja maksutapahtuman sekä toimituksen yhteydessä. Sopimusasiakkaisiin liittyviä lisätietoja kerätään asiakkaalta itseltään sopimuksen tekemisen yhteydessä sekä sopimussuhteen aikana.
Henkilötietoja kerätään tällä nettisivulla evästeiden avulla. Sivujen analytiikkaa seurataan Google Analyticsilla, joka kerää kävijätietoja. Näitä tietoja käytetään asiakaskokemuksen ja palvelujen kehittämiseen
TIETOJEN LUOVUTTAMINEN
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, lukuun ottamatta viranomaisille tehtäviä, lainsäädäntöön
perustuvia luovutuksia. Tietoja ei luovuteta/siirretä EU-maiden ulkopuolelle.
Säännönmukaisia luovutuksia toiselle rekisterinpitäjälle:
Reseptikeskukseen apteekin sähköistämien reseptien tiedot (Kansallinen Terveysarkisto)
Reseptikeskukseen tiedot toimitetuista resepteistä
Kelalle tiedot SV-korvatuista ostoista
Kelalle tiedot maksusitoumuksella toimitetuista ostoista
Työpaikkakassoille tiedot laskutettavista ostoista
Vakuutusyhtiöille tiedot laskutettavista ostoista
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin
REKISTERITIETOJEN KÄYTTÖ JA SUOJAAMISEN YLEISET PERIAATTEET
Apteekissa on käytössä Receptum Oy:n toimittama Maxx-apteekkijärjestelmää. Maxx on Kantapalveluihin liittyvä järjestelmä, joka on Kelan yhteistestauksessa sekä tietoturva-auditoinnissa virallisesti
hyväksytty apteekkijärjestelmä.
Apteekissa tehdään omavalvontaa apteekin asiakastiedon salassapidon ja tietojen suojaamisen
varmistamiseksi lain velvoittamalla tavalla (laki sähköisestä lääkemääräyksestä 61/2007).
Asiakasrekisterin tiedot on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla, salasanoilla sekä toimikorteilla
ja muilla teknisillä suojauksilla. Apteekissa on huolehdittu siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien
käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään
luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Apteekin, järjestelmään liittyvien palvelutuottajien sekä järjestelmää ylläpitävien teknisten
yhteistyökumppaneiden välillä on laadittu GDPR:n vaatimusten mukaiset yhteistyösopimukset, joissa
kaikissa on mukana vaatimukset tiedon asianmukaiseen suojaamiseen sekä salassapitovelvoitteet.
REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö
tehdään henkilökohtaisesti omakätisesti allekirjoitetulla lomakkeella.
Tiedot toimitetaan vain henkilöllisyyden todistamista vastaan tai muutoin luotettavaa
tunnistusmenetelmää käyttäen. Apteekki määrittelee tapauskohtaisesti riittävän tunnistautumisen
menetelmät.
Mikäli apteekki joutuu kieltäytymään antamasta tietoja, annetaan asiakkaalle kirjallinen todistus, josta
käy ilmi myös ne syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asiakas voi tämän jälkeen saattaa asian
tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Pyynnöt käsitellään aina apteekkarin kautta ja tiedot toimitetaan asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä
ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli asiakkaan pyyntö on
monimutkainen tai pyyntöjä on paljon, määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella
kuukaudella. Tällöin apteekki ilmoittaa asiakkaalle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden
kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Omakanta-palvelusta (http://www.kanta.fi/omakanta) asiakas voi tarkistaa omiin reseptitietoihinsa
kohdistuneet tapahtumakyselyt.
Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Jatkuvasti toistuvien kyselyiden tai
ilmeisen perusteettomat/kohtuuttomien kyselyiden kohdalla rekisterinpitäjänä apteekki voi periä pyynnön
toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun.
HENKILÖTIETOJEN OIKAISEMINEN TAI POISTAMINEN SEKÄ REKISTERÖIDYN
OIKEUS PYYTÄÄ KÄSITTELYN RAJOITTAMISTA
Asiakkaalla on oikeus korjauttaa ilman aiheetonta viivytystä häntä koskevat epätarkat ja virheelliset
henkilötiedot. Apteekki korjaa virheet saatuaan oikean tiedon suoraan asiakkaalta tai muusta
luotettavasta lähteestä. Apteekki korjaa vain sellaiset tiedot, joka on apteekkilainsäädännön mukaan
mahdollista korjata jälkikäteen.
Asiakkaalla on oikeus tulla unohdetuksi ja poistattaa tiedot apteekin asiakasrekisteristä vain niiden
tietojen osalta, joita apteekin ei lakisääteisesti tarvitse säilyttää tai joita apteekki ei enää tarvitse
niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin, taikka jos jokin
muu EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) 17 artiklan mukainen edellytys täyttyy. Poistopyyntö tehdään
henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla
varmennetulla asiakirjalla. Apteekki päättää kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen
tietojen poistamisesta ilman aiheetonta viivytystä.
Asiakkaalla on oikeus pyytää omien tietojen käsittelyn rajoittamista jos
- asiakas kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka
kuluessa apteekki voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja asiakas vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan
niiden käytön rajoittamista;
- apteekki ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta asiakas tarvitsee
niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
- asiakas on vastustanut henkilötietojen käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan 1 kohdan
nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet
rekisteröidyn perusteet.
OIKEUS PERUUTTAA ANTAMANSA SUOSTUMUS
Asiakkaalla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, siltä osin kun henkilötietojen käsittely
perustuu asiakkaan omaan suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen
perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Asiakkaalla on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka on toimittanut apteekille, ja joita
apteekki käsittelee automaattisesti asiakkaan suostumuksen tai sopimussuhteen nojalla, koneellisesti
luettavassa muodossa siirrettyä suoraan toiselle rekisteripitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.
Jos siirto ei ole teknisesti mahdollista tai turvallista, asiakas voi itse toimittaa tarkastusoikeuden nojalla
vastaanottamansa omat henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle niin halutessaan.
AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO
Kruununhaan apteekin toiminnassa ei käytetä päätöksentekoa automaattisella käsittelyllä.
OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE Rekisteröidylläon oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle eli Tietosuojavaltuutetun toimistolle (yhteystiedot www.tietosuoja.fi tai sähköpostiosoite tietosuoja@om.fi), jos apteekki ei rekisterinpitäjänä ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelya.
YHTEYDENOTOT
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä
tilanteissa autamme sinua mielellämme. Yhteydenotot pyydämme kirjallisena postitse tai sähköpostilla toimitettuna. Yhteystiedot löydät kohdasta 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö.